Dimensi-dimensi
struktur organisasi
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas merujuk pada tingkat differensiasi
yang ada di dalam sebuah organisasi. Diferensiasi horizontal mempertimbangkan
tingkat pemisahan horizontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk
pada kedalaman hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi
tingkat sejauh mana lokasi fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar
secara geografis. Peningkatan pada salah satu dari ketiga faktor tersebut akan
meningkatkan kompleksitas sebuah organisasi.
Diferensiasi horizontal. Diferensiasi horizontal
merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para
anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, dan tingkat pendidikan
serta pelatihannya. Dapat dikatakan bahwa semakin banyak jenis pekerjaan yang
ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang
istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.
Diferensiasi vertikal. Diferensiasi vertikal
merujuk pada kedalaman struktur. Diferensiasi meningkat, demikian pula
kompleksitasnya, karena jumlah tingkatan hierarki di dalam organisasi
bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di antara top management dan
tingkat hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya
distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan
dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top management untuk
mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi spasial. Organisasi dapat melakukan
aktivitas yang sama dengan tingkat diferensiasi horizontal dan pengaturan
hierarki yang sama di berbagai lokasi. Tetapi keberadaan berbagai lokasi
tersebut meningkatkan kompleksitas. Oleh karena itu, elemen ketiga dalam
kompleksitas adalah diferensiasi spasial, yang merujuk pada tingkat
sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi
tersebar secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan
dari dimensi dan diferensiasi horizontal dan vertikal. Artinya, adalah mungkin
untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup
penyebaran jumlah maupun jarak.
Ketiga elemen tersebut tidak perlu merupakan
sebuah paket. Misalnya telah dicatat bahwa perguruan tinggi biasanya mempunyai
tingkat diferensiasi vertikal rendah dan sedikit atau tidak ada sama sekali diferensiasi
spasial. Sebaliknya, suatu battalion tentara dicirikan oleh diferensiasi
vertikal yang tinggi dan sedikit diferensiasi horizontal.
Struktur Organisasi Berdasarkan Departementalisasi
Struktur
organisasi
Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal.
Elemen struktur organisasi
Elemen struktur organisasi
Ada
enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak
mendesain struktur, antara lain:
* Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
* Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
* Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
* Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
* Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
* Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain organisasi yang umum
Struktur sederhana
* Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
* Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
* Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
* Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
* Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
* Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain organisasi yang umum
Struktur sederhana
Struktur
sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi
yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang
saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan
dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan
sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam
kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan
akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk
dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana
menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena
formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung
menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.
Birokrasi
Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur
dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi,
aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke
dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang
sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
Struktur matriks
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
Struktur matriks
Struktur
matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan
menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat
ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium
penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit,
lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan
perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Kelemahan
terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang
beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.
Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang
berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para
spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.
Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas
semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya
dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan
kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
MODEL DESAIN ORGANISASI
^^Preface^^
Model
desain organisasi atau struktur organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal
pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi
maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung
jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur
spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi
dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.
^^Pembahasan^^
Pada penerapannya, model desain orgranisasi
terdiri dari 2 model, yaitu Desain organisasi Mekanistik dan Desain organisasi
orgranik.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
1. Desain Organisasi Mekanistik.
- Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
- Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
- Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
- Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi Orgranik.
- Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
- Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
- Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
- Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
- Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
IMPLIKASI
MANAJERIAL DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Dapat menghasilkan suatu struktur atau
susunan yang berkualitas didalam suatu organisasi, karena ada teori yang
mengatakan posisi adalah kualitas maka setiap orang yang menempati posisi yang
ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan kontribusi besar dalam suatu
organisasi tersebut. itulah alasan mengapa diperlukan implikasi manajerial
desan dan struktur organisasi.
